北京2017年1月19日電 /美通社/ -- 近日，北京慧點科技風(fēng)險管理與控制事業(yè)部解決方案部產(chǎn)品經(jīng)理周蕾為《法人》特約攥寫了一篇關(guān)于法務(wù)管理大數(shù)據(jù)的文章，題為《信息化助力企業(yè)合同風(fēng)險的法律與財務(wù)聯(lián)防聯(lián)控》。該文章闡明，企業(yè)要想把合同管好，只從法律口徑上進行合同的合法合規(guī)性管理是遠遠不夠的，在法律審查和整體管控的基礎(chǔ)上，還需要借助財務(wù)的力量和手段，實現(xiàn)合同風(fēng)險的防控。以下摘自全文：
合同承載著企業(yè)近乎所有的對外交易，其管理的好壞，將直接影響企業(yè)的經(jīng)營指標和利潤，企業(yè)的總合同額也近乎反映企業(yè)的對外交易額，企業(yè)合同款項的收付情況同時也可以反映企業(yè)的現(xiàn)金流情況。所以，對于合同的管理不應(yīng)局限于合同的合法合規(guī)性管理，同時也需要實現(xiàn)合同的財務(wù)管控，通過有效的管理手段和方法，達成企業(yè)降本增效的目的。
企業(yè)法律和財務(wù)部門作為合同管理的兩個核心、重要的管理部門，需聯(lián)合起來進行合同風(fēng)險的聯(lián)防聯(lián)控，降低企業(yè)合同管理的法律和財務(wù)風(fēng)險，提升企業(yè)管理的規(guī)范性和效率，使企業(yè)在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢。本文重點從合同的法律和財務(wù)管控的視角分析企業(yè)的合同管理，并提出如何借助信息化的手段實現(xiàn)合同風(fēng)險的法律和財務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控。
從財務(wù)的視角下看合同會比較簡單，大致可以分為三類，收款合同、付款合同、無收付合同。其中收款合同和付款合同占全部合同數(shù)量的90%以上，重點反映企業(yè)的盈利和現(xiàn)金流情況，是合同管理的重點，更是合同風(fēng)險防控的關(guān)鍵。
從企業(yè)的應(yīng)收賬款看收款合同
應(yīng)收賬款作為企業(yè)的一項債權(quán)，其確認通常是企業(yè)收入確認的條件。對于應(yīng)收賬款，需要進行實時的跟蹤與監(jiān)控，被拖欠的應(yīng)收賬款應(yīng)及時采取措施，組織催收。應(yīng)收賬款不能及時收回，是企業(yè)的一項很重要的風(fēng)險，影響企業(yè)的整體資金流轉(zhuǎn)。應(yīng)收賬款主要通過合同來產(chǎn)生，所以企業(yè)為規(guī)避應(yīng)收未收或者延收等風(fēng)險，需要從合同的源頭上進行防控。
首先，在訂立合同之前，企業(yè)的法律和財務(wù)部門應(yīng)首先評估客戶的資信情況和信用額度，企業(yè)可以基于內(nèi)部交易歷史，定期評估客戶的資信情況和信用額度，實現(xiàn)客戶資信的動態(tài)管理，使企業(yè)在訂立合同時，即有歷史經(jīng)驗的參考，防范風(fēng)險，又能根據(jù)階段業(yè)務(wù)量來調(diào)整信用額度，提升客戶滿意度。
其次，針對合同條款也需要法律和財務(wù)部門的聯(lián)合審查，一方面滿足合法合規(guī)性的要求，另一方面也需對付款條款、付款方式、違約金、延遲履行的懲罰方式等進行約定，從合同條款上保障應(yīng)收賬款到期不能收回的風(fēng)險，實現(xiàn)應(yīng)收賬款的事前防范。
第三，在合同實際履約的過程中，法律部門和財務(wù)部門也需實時監(jiān)控合同的履行進度和款項收回情況，對于即將到期和超期的款項，需要提醒銷售人員，及時收回款項，實現(xiàn)應(yīng)收賬款的事中控制。
最后，對于長時間超期仍未收回的賬款，需要法律部門、財務(wù)部門、銷售部門協(xié)同，準備糾紛的應(yīng)對，收集相關(guān)的證據(jù)和材料，用法律的方式來解決問題，實現(xiàn)應(yīng)收賬款的事后應(yīng)對。
從企業(yè)的應(yīng)付賬款看付款合同
應(yīng)付賬款作為企業(yè)的一項債務(wù)，是企業(yè)采購商品或服務(wù)在質(zhì)量、數(shù)量等方面檢測合格，且有發(fā)票憑證下企業(yè)應(yīng)該支付的一筆款項。應(yīng)付賬款應(yīng)該被列入企業(yè)的資金支付計劃，進行資金支付的安排。如果企業(yè)超期未進行支付，同樣也面臨著被訴的風(fēng)險。企業(yè)的應(yīng)付賬款也多為合同而產(chǎn)生，所以應(yīng)付未付或延期支付的風(fēng)險也需要從付款合同的源頭來防控。
首先，企業(yè)在決定采購之前，應(yīng)該預(yù)先準備采購預(yù)算，保障年度內(nèi)有這筆費用支出的計劃。另外，企業(yè)在與供應(yīng)商簽訂合同時，需要審核供應(yīng)商的資質(zhì)、營業(yè)范圍和經(jīng)營能力，確保供應(yīng)商有能力提供所需的商品或服務(wù)。企業(yè)在簽約之前，通過對供應(yīng)商的資質(zhì)審查、經(jīng)營情況的好壞，識別資信較好的供應(yīng)商，實現(xiàn)供應(yīng)商的準入。最終通過招投標、詢比價等方式選擇適合的供應(yīng)商，完成供應(yīng)商的遴選過程，防控供應(yīng)商不能完全履約的風(fēng)險。
其次，在合同訂立的過程中，一方面需要保證所簽約合同符合當年的預(yù)算計劃，另一方面法律部門和財務(wù)部門需要聯(lián)合審查合同的條款，在滿足合法合規(guī)的前提下，合同的付款條款需要盡量符合企業(yè)內(nèi)部的付款習(xí)慣和周期，以保證企業(yè)能按照條款約定進行支付，避免出現(xiàn)應(yīng)付未付或者延期支付的風(fēng)險，實現(xiàn)應(yīng)付賬款風(fēng)險的事前防范。
第三，在合同履約過程中，法律和財務(wù)部門也要實時監(jiān)控合同的履約進度和付款情況，對于按要求完成商品或服務(wù)交付的供應(yīng)商，企業(yè)要及時登記應(yīng)付賬款，并及時安排資金支付計劃，防范延期支付所帶來的風(fēng)險，實現(xiàn)應(yīng)付賬款風(fēng)險的事中控制。
最后，如果企業(yè)內(nèi)部在資金支付上存在問題，法律、財務(wù)和采購部門應(yīng)及時協(xié)同，與供應(yīng)商進行協(xié)商和溝通。通過申請延期、合同變更等相關(guān)方式來保證合同和交易的順利進行，應(yīng)對被訴的風(fēng)險，實現(xiàn)應(yīng)付賬款風(fēng)險的事后應(yīng)對。
以上是從財務(wù)應(yīng)收和應(yīng)付的視角上來管理收款和付款合同全過程的法律和財務(wù)風(fēng)險。通過對這兩類合同的法律和財務(wù)風(fēng)險的防控，基本可以實現(xiàn)企業(yè)80%以上的合同風(fēng)險防控，并將合同管理過程中的關(guān)鍵風(fēng)險進行了事前防范、事中控制和事后應(yīng)對，實現(xiàn)合同管理風(fēng)險防控的目標。
信息化助力合同風(fēng)險防控
正是由于合同管理是多部門協(xié)同完成的事項，所以更需要借助信息化的手段，實現(xiàn)多部門的協(xié)同辦公，實現(xiàn)合同管理過程的數(shù)據(jù)共享，從法律和財務(wù)口徑上加強合同全過程的監(jiān)控。
一般而言，企業(yè)的應(yīng)收應(yīng)付賬款、供應(yīng)商、客戶數(shù)據(jù)、預(yù)算數(shù)據(jù)等都在企業(yè)的財務(wù)類系統(tǒng)中管理，當然可能是多個系統(tǒng)。而企業(yè)的合同管理系統(tǒng)又會是一個獨立于財務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)的全過程風(fēng)險防控的系統(tǒng)。因此企業(yè)在建立合同系統(tǒng)時，也不能僅限于實現(xiàn)合同的聯(lián)合審查和合同管理本身，需要進一步集成相關(guān)的財務(wù)系統(tǒng)，來實現(xiàn)合同管理全過程的法律與財務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控，使法律和財務(wù)部門的管理人員明晰的知曉合同的簽約情況、供應(yīng)商、客戶的資信情況、了解合同執(zhí)行的狀態(tài)。
合同管理全過程的法律與財務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控，在一些管理精細化程度較高的企業(yè)信息化實踐中得到了應(yīng)用，筆者結(jié)合自己實施的一些企業(yè)法律與財務(wù)聯(lián)防聯(lián)控成功的案例經(jīng)驗，進一步闡述企業(yè)構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)的原則。
原則之一：業(yè)務(wù)融合 -- 建立集成化的合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的打通，實現(xiàn)合同風(fēng)險的聯(lián)防聯(lián)控。
如上圖所示，收款合同通過集成客戶主數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)客戶信息的共享，了解客戶的資信和信用額度，同時還可以實時掌握客戶的欠款余額，防范合同訂立的風(fēng)險。通過合同與ERP訂單、發(fā)票、應(yīng)收系統(tǒng)的集成，了解合同的應(yīng)收賬款情況，防范應(yīng)收賬款的風(fēng)險。通過與資金系統(tǒng)的間接集成，跟蹤合同的實際收款情況，防范應(yīng)收風(fēng)險。
如上圖所示，付款合同通過集成預(yù)算系統(tǒng)，實現(xiàn)合同訂立和支付的預(yù)算控制；通過集成在線報賬系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的付款控制；通過間接與財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)及資金系統(tǒng)集成，實現(xiàn)合同應(yīng)付賬款和實際支付的跟蹤與監(jiān)控，防范應(yīng)付賬款風(fēng)險。
原則之二：數(shù)據(jù)融合 -- 建立合同全口徑數(shù)據(jù)的共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的透明化，使管理者在自己的權(quán)限范圍內(nèi)均可查看真實準確的合同數(shù)據(jù)。
合同簽訂前的供應(yīng)商、客戶、預(yù)算數(shù)據(jù)，簽訂中的合同基本信息、審批數(shù)據(jù)，簽訂后的合同應(yīng)收、應(yīng)付、發(fā)票和實際收付數(shù)據(jù)分散在多個不同的系統(tǒng)中，這些零散數(shù)據(jù)如果不整合，則數(shù)據(jù)很難發(fā)揮其價值，只有將全過程數(shù)據(jù)整合在一起，保證無論法律還是財務(wù)部門管理人員都能實時查看最新的準確數(shù)據(jù)，才能輔助其有效控制風(fēng)險，掌握公司合同的整體情況，方便科學(xué)的決策，這同時也是合同大數(shù)據(jù)挖掘的核心價值和目標。
