要制訂合法有效的規(guī)章制度，企業(yè)的規(guī)章制度就是企業(yè)內(nèi)部的法律，運用的好，可以提高企業(yè)的管理水平并能防范許多法律風(fēng)險，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要法寶之一。9月18日，三茅打卡話題為“如何規(guī)避制訂規(guī)章制度的風(fēng)險”，三茅卡卡各自展現(xiàn)風(fēng)采，提出了自己的觀點，現(xiàn)在三茅人力資源網(wǎng)總結(jié)了三茅卡卡的經(jīng)典發(fā)言，希望對大家有用。
風(fēng)十三：
1、內(nèi)容上合法，不與現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)（不僅限于勞動法相關(guān)）和勞動合同的規(guī)定相沖突，否則，無效。
2、制訂程序上合法，即需經(jīng)過“民主程序”制訂，怎樣才是“民主程序”？即經(jīng)職工代表大會或全體職工討論，大家平等協(xié)商，提出方案和意見。在采取上述方式制訂勞動規(guī)章制度的過程中，應(yīng)注意保留職工代表大會或者職工大會的相關(guān)證據(jù)。實際操作中可以這樣做：1）征求意見稿：制定出《規(guī)章制度征求意見稿》，并向員工發(fā)放《意見反饋表》，要求員工在限定的時間內(nèi)提交修改意見并簽字；2）集體會議討論：召開全體會議的方式征求意見，在會議上分部門發(fā)言，記錄下員工意見，當場協(xié)商決定并由員工簽名確認；3）分部門討論，收集意見后交人力資源部匯總。實踐中民主的形式不拘一格，企業(yè)可根據(jù)自身情況選取。另外，對于員工和企業(yè)的爭議條款是否一定要采納員工的意見，法律并沒有強制性規(guī)定。因此在雙方產(chǎn)生爭議時，最終的決定權(quán)仍然在企業(yè)一方。
3、制度制訂好后應(yīng)當公示或告知員工，保留已經(jīng)公示的證據(jù)。通常，以下方法可以達到這樣的效果：A將規(guī)章制度交由每個員工閱讀，并且在閱讀后簽字確認。閱讀規(guī)章的簽字確認，可以通過制作表格進行登記，也可以制作單頁的聲明由員工簽字，內(nèi)容包括員工確認“已經(jīng)閱讀”并且承諾“遵守”（我們目前采用的是這種，同時為了方便制度的統(tǒng)一公示，一般我們都會及時把新頒的制度統(tǒng)一匯編至員工手冊里，以方便新員工入職時只要簽署“認真閱讀并認可遵守該手冊”的單頁聲明就行了）。B在公司公告欄將規(guī)章內(nèi)容公告，并且將公告的現(xiàn)場進行拍照、錄像等方式的記錄備案，并可由公司附近的治安員、物業(yè)管理等人員見證。C召開職工大會公示，并以適當方式保留證據(jù)。D委托工會進行公示，并保留證據(jù)。
4、最好將制度報送當?shù)貏趧泳謧浒?，雖說備案不是必備程序，但我們應(yīng)當履行備案義務(wù)，服從勞動部門管理。而且這樣報送備案的好處在于可以讓勞動局審查你的制度的合法有效性，而且是權(quán)威部門的，多好啊。
5、內(nèi)容具體細化，不能太寬太泛，籠統(tǒng)描述。尤其是對法律規(guī)定的“嚴重違反用人單位規(guī)章制度”、“給用人單位造成重大損害”等內(nèi)容，各個企業(yè)差異較大，法律不可能給予明確統(tǒng)一，這就需要企業(yè)內(nèi)部結(jié)合自己實際給予細化，在制度里明確詳細列明相關(guān)具體條款，這樣才算是落到實處。
6、員工違紀處罰標準和依據(jù)，這個通常是建立專門的《獎懲制度》或《嚴重違反公司規(guī)章制度管理細則》來實現(xiàn)。這里重點強調(diào)不僅要合法，而且要合理，即符合正常人的一般性評判標準和民法通則里講到的公序良俗，不能定的太離譜，太過頭。如遲到、早退給予違紀處罰1000元、曠工一天就給予辭退等就明顯過于嚴格，或者同樣是工作場所吸煙，在寫字樓和危險倉庫的情節(jié)就明顯不一樣，處罰也不一樣。對于那些“大錯沒有，小錯不斷”的行為，在違紀處罰制度里設(shè)置一些過錯程度不斷升級的處罰規(guī)定，達到一定程度即可構(gòu)成“嚴重違紀”（如我們是達到三次書面警告或兩次記過即屬嚴重違紀，可無償辭退）。
7、處罰程序和員工確認上，我們的做法是一般員工違紀先讓員工寫檢討或認錯經(jīng)過，再進行調(diào)查取證，填寫?yīng)剳吞幚韱?，交由員工簽名，嚴重的給予通報批評，員工拒絕認錯或不簽處罰單的，經(jīng)調(diào)查屬實的（由人證物證），通知到其本人時現(xiàn)場取證（錄音或拍照）后交由其部門負責人代為簽收也可（這個內(nèi)容也要寫到制度里去哦）。
李媛：
制度的制訂和頒發(fā)程序：
提出議案→起草→提出異議→協(xié)商確定→公示告知
1、提出議案：規(guī)章制度應(yīng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出議案，公司沒有組建職工代表大會，通常是在全體員工大會上討論；
2、起草：由人力資源部起草，實體內(nèi)容方面，公司制定的規(guī)章制度的內(nèi)容必須要符合法律、法規(guī)的規(guī)定，包括勞動安全衛(wèi)生、勞動紀律、職工培訓(xùn)、休息休假以及勞動定額管理等方面的規(guī)章制度的內(nèi)容，必須遵守勞動法、職業(yè)病防治法、勞動合同法和其他相關(guān)的行政法規(guī)、地方性法規(guī)的規(guī)定，不得與之相抵觸。同時，規(guī)章制度要合法，也要合理。
3、提出異議：人力資源部起草的規(guī)章制度，工會或者職工認為有不合理之處，可提出異議。
比如有些公司規(guī)定員工“一頓飯只能幾分鐘吃完”、“一天內(nèi)上班時間只能去幾趟洗手間”、“去洗手間一次只能幾分鐘”等。這些雖然不違反法律、法規(guī)的規(guī)定，但員工覺得不合理。所以公司有糾正機制，員工可通過公司郵件or書面意見在規(guī)定時期限內(nèi)提出。
4、協(xié)商確定：針對員工提出的異議，人力資源部與推選出來的職工代表討論，協(xié)商確定，無異議后，便可確定簽發(fā)。
5、公示告知：這一項也就是員工確認環(huán)節(jié)。直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度應(yīng)當公示或者告知勞動者，才有效合法。
舉個常見的例子：A因山區(qū)老家的奶奶病逝所請的事假已經(jīng)用完，由于山區(qū)沒有信號，其不能及時電話續(xù)請假期。其辦完喪事回到單位，卻得知自己因連續(xù)曠工7天以上被除名了。A表示公司的這項制度從未公示過，勞動仲裁委員會經(jīng)過審理后認為，該公司的此項規(guī)定沒有公布過。因此不具有效力，對A的除名不合法。
侯明：
1、程序民主
（1）程序民主是指經(jīng)過員工討論提出意見和建議——與工會或者職工代表平等協(xié)商——確定方案——明文公示。
也就是說雙方要協(xié)商解決，不能你一言九鼎。
（2）我們是私企，沒有工會這個組織。在實際的操作中，我們是面向全體員工發(fā)個《意見征集表》，限期上交，即使沒意見，也要員工簽字認可然后上交備案。然后，我會再留個公司的郵箱，有意見和建議的隨時可以再上傳，或者直接找部門領(lǐng)導(dǎo)和我反映。我們再匯總意見，提交給老板商議。再把老板的意見反饋給各部門領(lǐng)導(dǎo)，在反饋給老板。再召開一次員工代表大會，10%的人數(shù)參加，征詢一下員工的意見。最后，在征詢一遍老板的意見，最終定稿。員工領(lǐng)《員工手冊》的時候再簽字；我們HR會在培訓(xùn)的時候給員工講解一下，員工簽字；宣傳欄粘貼相關(guān)制度的變動情況。
（3）一是程序要走，一定要征詢員工的意見，并且留下文字記錄備案，即使程序是走過場。有句話叫“認認真真忙形式，踏踏實實走過場”，大家可以品味一下?？梢员苊鈱聿槐匾闹俨眉m紛。
二是員工的意見要聽，老板的意思要懂，最終要以老板的意見為主。胳臂是擰不過大腿的，要逐步去改變不合適的地方。不要指望畢其功于一役，除非你有奧特曼的能耐或者原子彈的威力。
2、符合法律
（1）符合法律是指企業(yè)的規(guī)章制度要符合國家和地方的法律法規(guī)通知條例等。
也就是說下位法要符合上位法。一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的政府部門也能把一個500強的企業(yè)整的團團轉(zhuǎn)，不要拿豆包不當干糧。
（2）我們企業(yè)在實際的操作中有很多違背了勞動法，在這里，也沒有什么好避諱的。就舉一個例子吧，我們《員工手冊》中明文規(guī)定，要給員工繳納社會保險。但是我們是在員工試用期過后才繳納社保的。確實有風(fēng)險，但是老板不同意試用期也交保險，認為成本太大。這個方面我們也只能逐步再改變。在我們山東濟南，據(jù)我了解，絕大部分企業(yè)都是試用期過后才繳納保險，有的一年后才交，有的半年后只交三險。比起他們公司，我們還算可以了。呵呵。當然只是有很大風(fēng)險的。老板認為自己上面有人，不怕。在實際的操作中，為了減少我們HR的風(fēng)險和不必要的舟車勞頓，我們在面試的時候就明確告知對方我們的實際情況，合則留不合則走，買賣不在仁義在。
我工作這幾年一共處理過五次員工仲裁糾紛，但是沒有一起是因為勞動合同起的爭執(zhí)。即使去仲裁機構(gòu)勞動監(jiān)察部門，也沒有想象中的那么可怕。他們也是希望盡快解決問題，多一事不如少一事，有喝茶的功夫誰也不會愿意東奔西跑。
（3）一是如果能夠完全按照法律執(zhí)行，咱們HR的工作也好做。這樣的企業(yè)有，但是是少數(shù)。絕大部分的企業(yè)只能說朝著這個方向前進。
二是如果完全按照現(xiàn)在的法律去執(zhí)行，企業(yè)的負擔會很重很重，特別是對于處于創(chuàng)業(yè)階段的中小企業(yè)來說。我說這話不是為了給老板撐腰。建議大家有空多跟財務(wù)嘮嘮，你就知道了現(xiàn)在企業(yè)稅款是如牛毛一般的多。是個政府部門都能在你面前哄上兩嗓子。
三是法理有情。俗話說：拿人的手短，吃人的最短。中秋和國慶雙節(jié)就要到了，我想各位卡友你們企業(yè)老板和相關(guān)部門負責人最近也會忙著走訪，送禮品拉關(guān)系。關(guān)系對于企業(yè)發(fā)展相當重要，政府資源是非常大的后盾。特別是中國這種非常強調(diào)人情的國度。不要指望企業(yè)和政府都按常理套路出牌。
3、告知義務(wù)。
（1）告知義務(wù)就是確保員工能夠收到最新的規(guī)章制度。
也就是有個憑證，不能信口雌黃，為了日后取證方便，保護好雙方的權(quán)益。
（2）在我們公司，每個員工均有《員工手冊》一本，領(lǐng)取時書面簽字留檔在員工檔案中。培訓(xùn)的時候，也會簽字。發(fā)布通知的時候，也會找相關(guān)員工簽字。另外，我們還會在員工宣傳欄公布相關(guān)信息作為輔助手段。
（3）一是一定要留下簽字的憑證，口頭承諾的不給力。
